Скільки разів ти автоматизував те, чим потім не користувався? У мене останній раз — 8 годин на бота. Статус — покинутий.
Автоматизація — це інвестиція часу
Автоматизація має економити час. Логіка проста: витрачаєш час зараз, щоб зекономити його пізніше. Але чи завжди це має сенс?
По суті, автоматизація — це інвестиція з ROI. Витрачаєш 30 годин на систему, яка економить годину на день — окупність через місяць. Це добре.
Витрачаєш 8 годин на бота, який економить хвилину на день — окупність через 8 місяців. Це вже питання.
Формула проста:
Окупність = Час на автоматизацію / Економія на раз
Проблема в тому, що ми часто не рахуємо це перед стартом. Захоплюємось технологією, процесом, можливостями — і витрачаємо години на те, що ніколи не окупиться.
Як визначити межу окупності? Залежить від того, наскільки стабільний процес. Якщо процес житиме рік, то місяць окупності звучить добре. Шість місяців — вже сумнівно. Все що вище року — не підходить.
Розбір мого кейсу: 8 годин на бота
Що я побудував: телеграм-бот на n8n. Надсилаєш аудіо → Whisper транскрибує → AI-агент вирішує дію → запис у нотатку в Obsidian.
Технічно це була цілком робоча система: n8n з Telegram Node, авторизація через chat ID, Whisper для транскрибації голосу в текст, ChatGPT Assistant з тулами для визначення дій, інтеграція з Obsidian для створення нотаток.
Перша версія працювала через Git — витягувала репозиторій, створювала нотатку, комітила назад. Друга версія потребувала домашній хаб для прямої інтеграції з Obsidian. Я витратив купу часу на інфраструктуру.
Розрахунок ROI: 8 годин на створення — це 480 хвилин. Економія часу — з 2 хвилин до 1 хвилини на нотатку. Окупність: 480 поділити на 1 = 480 нотаток. При моїх двох нотатках на день це 240 днів, або 8 місяців.
Результат: не користуюсь. Хаб вимкнений. Процес змінився.
Що не так? Я не порахував ROI перед стартом. Якби порахував — відсік би цю ідею одразу. 8 місяців окупності для експериментального процесу — це ненормально.
Що можна автоматизувати
Автоматизувати можна тільки стабільний процес.
Стабільний процес — це той, що повторився мінімум 10 разів і повториться ще 10. У нього зрозумілі кроки, передбачуваний результат, немає постійних змін.
Якщо процес нестабільний — ти заморожуєш хаос. З кожним новим використанням змінюється умова, і автоматизація стає невалідною.
Приклади? Деплой на продакшн через CI/CD pipeline — це стабільний процес. Бекап даних, синхронізація календарів, виставлення інвойсів — теж стабільні. Вони повторюються регулярно і не змінюються.
А ось якщо ти ще експериментуєш з підходом, кроки змінюються кожен раз, або ти не впевнений що будеш це робити через місяць — це нестабільний процес. Автоматизувати рано.
Виняток: monkey job. Дуже рутинна робота — перенести дані з таблиці в таблицю. Якщо можна швидко автоматизувати і це окупиться хоча б на 10 виконаннях — варто.
Нічого не буває стабільним назавжди. Будь-який процес рано чи пізно зміниться. Тому дивись на "lifetime" процесу — як на customer lifetime в SaaS. Окупність має вкластись у цей термін.
Коли автоматизувати варто
Три ситуації, коли автоматизація має сенс.
Перша — висока частота. Робиш щодня або кілька разів на день. Навіть якщо економія мала — 5 хвилин, але щодня — це суттєво. Плюс переключення контексту коштує дорожче, ніж сама дія.
Друга — суттєва економія. Процес займає 30+ хвилин і його можна скоротити до 5. Тут ROI буде швидким навіть при низькій частоті. Навіть якщо робиш раз на тиждень — економія відчутна.
Третя — помилка коштує дорого. Критичні бізнес-процеси. Наприклад, я писав як ми майже втратили клієнта через збій в автоматизації платежів — клієнт заплатив, але система не зареєструвала транзакцію. Він має одразу побачити доступ, отримати інвойс. Якщо щось не спрацює — втрачаєш клієнта. Тут автоматизація не про економію часу, а про надійність.
Висновок
Перед стартом будь-якої автоматизації:
1. Порахуй ROI. Скільки часу витратиш на створення? Скільки зекономиш на раз? Коли окупиться?
2. Переконайся що процес стабільний. Повторювався мінімум 10 разів? Кроки зрозумілі? Буде жити мінімум півроку?
3. Спочатку створи процес вручну. Запиши на листочку, пройдись кілька разів. Тільки потім автоматизуй.
Не автоматизувати заради автоматизації. Шукати автоматизації з максимальним ROI.
Іноді краще зробити вручну 100 разів, ніж витратити 20 годин на систему, яка окупиться через рік. Або ніколи.
Іноді найкраща автоматизація — це рішення не автоматизувати.
